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Kassenbuch führen für Profis - Das müssen Sie beachten

Freitag, September 15, 2023 4 lesezeit

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Eine wichtige Aufgabe für alle Selbständigen ist es, alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens schriftlich zu quittieren. Das macht die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuchs zu einem gesetzlich vorgegebener Teil der Buchführung in einigen Branchen. Es ist aber auch für Sie selbst besonders essentiell, wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der viele Transaktionen bar abgewickelt werden. Das Kassenbuch ermöglicht Ihnen eine transparente und lückenlose Dokumentation sämtlicher Bargeldgeschäfte gegenüber den Finanzbehörden.

Indem Sie ein Kassenbuch führen, legen Sie den Grundstein für Ihre Buchhaltung und erleichtern sich gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Finanzämtern. Ein sauber geführtes Kassenbuch ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf alle Bartransaktionen nachzuweisen, sei es im Rahmen von steuerlichen Prüfungen oder um etwaige Unstimmigkeiten zu klären. Besonders relevant ist das für alle Branchen, die ein hohes Aufkommen von Zahlungen in bar haben. Zu diesen betroffenen Branchen zählen unter anderem der Einzelhandel, die Gastronomie oder das Handwerk. In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen und was es zu beachten gilt: 

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein Buch oder eine Aufzeichnung, in der alle Bargeldtransaktionen eines Unternehmens oder einer Organisation dokumentiert werden. Es dient dazu, Einnahmen und Ausgaben in bar transparent und systematisch zu erfassen. Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch ermöglicht eine genaue Nachverfolgung von Geldbewegungen und stellt sicher, dass alle Bartransaktionen korrekt und achvollziehbar dokumentiert werden.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

In Deutschland müssen Selbstständige, Unternehmer:innen und Unternehmen ein Kassenbuch führen, wenn sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Barzahlungen tätigen. Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs betrifft insbesondere Branchen, in denen Barzahlungen häufig vorkommen. Die genauen Anforderungen können je nach Unternehmensgröße, Rechtsform und Branche variieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Buchführungspflicht in Deutschland nach § 238 HGB (Handelsgesetzbuch) sowie nach § 146 AO (Abgabenordnung) geregelt ist. Diese Vorschriften legen fest, dass Aufzeichnungen über sämtliche Geschäftsvorfälle, also auch über Bartransaktionen, ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfolgen müssen. Das Kassenbuch dient dabei als Grundlage für die Dokumentation der Barzahlungen.

Die konkreten Regelungen zur Führung eines Kassenbuchs können je nach Branche komplex sein und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Es empfiehlt sich daher, sich von einem Steuerberater:in oder einer Fachperson für Buchhaltung beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Buchführungspflichten korrekt erfüllt werden und alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

7 Gründe, wieso ein Kassenbuch Ihnen helfen kann

Selbstständige benötigen ein Kassenbuch aus verschiedenen Gründen. Es ist jedoch nicht nur essentiell für Ihre Buchführung, sondern ist auch ein wertvolles  Instrument für die Finanzkontrolle und die Planung Ihres Geschäfts. Das können Sie für Ihren Unternehmenserfolg nutzen:

Transparenz gegenüber dem Finanzamt:

Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch ermöglicht es Selbstständigen, ihre Bargeldtransaktionen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies ist besonders wichtig, um bei einer steuerlichen Prüfung gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

Die Finanzgesetzgebung verlangt von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, genaue Buchführung und Dokumentation ihrer Finanztransaktionen. Ein sorgfältig geführtes Kassenbuch ist ein essentieller Bestandteil dieser Buchführungspflichten.

Vermeidung von Fehlern:

Barzahlungen können zu Fehlern oder Missverständnissen führen, insbesondere wenn sie nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden. Ein Kassenbuch hilft dabei, die Genauigkeit der Buchführung zu gewährleisten und Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Kontrolle über die Liquidität:

Ein Kassenbuch ermöglicht es Selbstständigen, einen genauen Überblick über ihre Bargeldbestände zu behalten. Dies ist wichtig, um die Liquidität des Unternehmens besser zu kontrollieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Planung und Analyse:

Durch die Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch können Selbstständige Trends und Muster in ihrer finanziellen Situation erkennen. Dies erleichtert die langfristige finanzielle Planung und unterstützt bei strategischen Entscheidungen.

Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen:

Ein gut geführtes Kassenbuch ermöglicht es Selbstständigen, vergangene Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen. Dies kann hilfreich sein, um beispielsweise Kundenanfragen oder Reklamationen nachträglich zu klären.

Kontrolle über Bargeld:

Besonders in Branchen mit vielen Barzahlungen kann ein Kassenbuch dazu beitragen, den Überblick über die Verwendung des Bargelds zu behalten und mögliche Verluste oder Missbrauch zu verhindern.

Kassenbuch: Handschriftlich oder digital?

Sie wissen also, dass Sie ein Kassenbuch führen müssen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der handschriftlichen Führung und Nutzung einer digitalen Kassenbuch-Software. Das Führen einer Excel-Tabelle als Kassenbuch ist nicht erlaubt, da dort nicht nachvollzogen werden kann, ob Änderungen gemacht wurden. Stattdessen haben die folgenden Möglichkeiten: 

  • Handschrifliches Kassenbuch:  Sie können Ihr Kassenbuch mit Vordrucken oder Formularbüchern führen. Diese sind im Bürobedarf erhältlich. Das Finanzamt akzeptiert solche handschriftlichen Kassenbücher, unter der Voraussetzung, dass Fehler nicht gelöscht werden, sondern klar markiert und in neuen Einträgen korrigiert werden. Die Verwendung eines dokumentenechten Stifts, wie eines Kugelschreibers, ist erforderlich, um Manipulationen zu verhindern. Zudem sollten keine leeren Zeilen zwischen Einträgen offenbleiben, um nachträgliche Einträge zu vermeiden.
  • Kassenbuch-Software: Der Einsatz von Kassenbuch-Software erleichtert die Kassenbuchführung erheblich. Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden, dass die Software den rechtlichen Anforderungen entspricht und vom Finanzamt anerkannt wird.
  • Registrierkasse: Insbesondere in Branchen mit vielen Barzahlungen wie Gastronomie oder Einzelhandel ist eine Registrierkasse nützlich. Sie ersetzt zwar nicht das Kassenbuch, liefert jedoch zuverlässige Aufzeichnungen. Bei der Auswahl einer Registrierkasse ist ein großes Speichervolumen wichtig, um der Einzelaufzeichnungspflicht zu entsprechen. Für kleine Betriebe, die Waren von geringem Wert an eine unbestimmbare Menge von Personen verkaufen, kann diese Pflicht jedoch entfallen, wie z. B. in Lebensmittelgeschäften oder Gaststätten. Sie benötigen noch ein passendes Kassensystem? Lesen Sie mehr dazu.

  • Wichtig: Bewahren Sie alle Belege wie Quittungen und Rechnungen sorgfältig auf. Diese dienen als Nachweis für die Buchungen im Kassenbuch.

  • Datum: Das Datum der jeweiligen Transaktion.
  • Belegnummer: Eine eindeutige Identifikationsnummer für den Beleg oder die Transaktion.
  • Beschreibung: Eine kurze Beschreibung oder Begründung für die Transaktion, die den Grund für die Einnahme oder Ausgabe erläutert.
  • Einnahmen: Der Betrag, der in bar eingenommen wurde.
  • Ausgaben: Der Betrag, der in bar ausgegeben wurde.
  • Saldo: Der aktuelle Bargeldbestand nach jeder Transaktion. Der Saldo am Ende eines Zeitraums sollte mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen.
  • Gegenkonto: Bei Geschäftsvorfällen, die nicht ausschließlich in bar abgewickelt werden, kann hier das entsprechende Bankkonto oder Konto für Buchungszwecke angegeben werden.

Tipp zum Aufbau des Kassenbuchs

Eine sinnvolle Methode zur Strukturierung des Kassenbuchs besteht darin, zwei separate Tabellen anzulegen, in denen Einnahmen und Ausgaben übersichtlich gegenübergestellt werden. Durch diese klare Trennung behalten Sie leichter den Überblick über alle Bargeldtransaktionen. Am Ende dieser Aufzeichnungen lässt sich der Saldo berechnen, der den aktuellen Bargeldbestand in Ihrer Kasse widerspiegelt.

Dieser Saldo, der sich durch die Differenz zwischen den Einnahmen und den Ausgaben ergibt, hat eine besondere Bedeutung. Er zeigt Ihnen auf einen Blick, wie viel Geld sich tatsächlich in der Kasse befindet. Dieser Betrag ist nicht nur für Ihre finanzielle Kontrolle wichtig, wenn das Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, fließt er auch in deine Bilanzierung ein. Letztlich wird dieser Saldo in Ihren Jahresabschluss integriert.

Indem Sie diese Methode der Aufteilung und des Saldos nutzt, vereinfachen Sie nicht nur die Kassenbuchführung, sondern schaffen auch eine solide Grundlage für die Finanzverwaltung und die Erstellung von Unterlagen für eventuelle Prüfungen oder Buchführungsüberprüfungen.

Fazit

Insgesamt stellt das Kassenbuch ein unverzichtbares Instrument für die finanzielle Kontrolle, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die langfristige Planung eines Unternehmens dar. Die Auswahl der geeigneten Methode und die genaue Umsetzung der Kassenbuchführung sollten jedoch in Abstimmung mit Fachexperten erfolgen, um Fehler zu vermeiden und eine reibungslose Buchhaltung zu gewährleisten.

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