Kassensysteme im Vergleich - Gesetzeskonform und zukunftsfähig bleiben

Ein modernes Kassensysteme unterstützt Sie in der Kundenakquise. Es kann Ihnen als Händler, Gastronom oder Dienstleister helfen, effizientere Abläufe zu schaffen. Außerdem bietet es Unterstützung für die Buchhaltung. Für Sie als Händler ist es wichtig, dass Sie die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

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In Bezug auf Kassensysteme hat die Kassensicherungsverordnung, die am 01.01.2020 in Kraft getreten ist, für Unsicherheiten gesorgt. Für Gastronomie, Einzelhandel, Friseure und Co. stellen die strengeren Anforderungen der Finanzämter an Kassensysteme in Deutschland eine wichtige Veränderung da. Antike Kassensysteme mussten durch elektronische Registrierkassen ersetzt werden, um alle Bezahlvorgänge für eine gewisse Zeit abzuspeichern. In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Regelungen und Anforderungen sowie einen Vergleich der Modelle zusammengestellt:

Neuerungen in Bezug auf Kassensysteme im Überblick

1. Schon seit 2020 müssen die Kassensysteme vorschriftsmäßig den Bestimmungen von GoBD/GDPdU, der neuen Kassen-Schutz-Verordnung und den Anforderungen der Finanzverwaltung 2020 entsprechen.
2. Jedes System muss onlinefähig sein und möglichst alle Zahlungsmethoden akzeptieren.
3. Am 1.1.2020 sind neue gesetzliche Regelungen in Kraft getreten, nach denen „elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen“ mit einer „zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) zu versehen sind.

Das macht Ihr Kassensystem gesetzeskonform

Entsprach die aktuelle Kasse nicht den oben genannten Kriterien, gewährte der Gesetzgeber eine Karenzzeit bis 2022. Der Kauf eines Kassensystems ist eine zukunftssichere Anschaffung sein, die auch dazu dienen kann, Abläufe zu optimieren. Wir bieten Ihnen in diesem Artikel einen informativen Kassensystemvergleich mit allen relevanten Daten zu den einzelnen Vergleichsmodellen.

Diese Funktionen sind Pflicht

Unabhängig davon, ob Sie als Friseur, Gastronom oder im Einzelhandel tätig sind, benötigen Sie ein elektronisches Kassensystem, mit dem Sie dem Finanzamt lückenlos Ihre Einkünfte nachweisen und speichern können. Kassensysteme müssen Schnittstellen für die Kontrolle durch Betriebsprüfer aufweisen. Sie verfügen über ein Archivsystem und sind dabei kassensturzfähig. Außerdem garantieren Sie Manipulationsschutz und dokumentieren zuverlässig alle Stornos und Preisänderungen.

Erfreulicherweise bedeuten moderne Kassensysteme für Unternehmer nicht unbedingt Mehraufwand, sondern eher das Gegenteil: Ein modernes Kassensystem vereinfacht Ihnen nämlich gleichzeitig den Arbeitsalltag. Damit das auf Sie zutrifft, sollten Sie das Kassensystem Ihren Bedürfnissen anpassen. Denn: Ein Kassensystem kann entsprechend unterschiedlich aufgebaut sein.

Was ist ein Kassensystem und woraus besteht es?

Grundsätzlich besteht ein Kassensystem aus Software und Hardware, die individuell auf die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden. So können nicht nur Bezahlvorgänge erfasst werden, sondern auch die zugehörigen, elektronischen Daten gespeichert und der Bonausdruck über spezielle Drucker ermöglicht werden. Zusätzlich gibt es noch weitere Zusatzfunktionen, wie:

• Marketingfunktionen (Gutscheinlösungen, Kundenverwaltung)
• Übersicht aller Produkte (evtl. Onlineshop)
• Branchenspezifische Einstellungen (Tischreservierungen, Terminkalender)
• Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für Außer-Haus-Verkauf
• Mitarbeiterdaten
• Datensicherungen
• Umsatzstatistiken mit Schnittstelle zur Buchhaltung
• Temporärer Offline-Modus
• usw.

Um diese Funktionen nutzen zu können, bietet der Markt eine Reihe unterschiedlicher Modelle an. Dabei ist auch immer die Bedienfreundlichkeit eines Kassensystems zu beachten, um Ihre Effizienz zu garantieren. Wir stellen Ihnen die Unterschiede zwischen elektronischen Registrierkassen sowie Point-of-Sale-Kassensystemen und mobilen bzw. cloudbasierten Kassensystemen im Detail vor:

Kassensysteme und ihre Arten

Es gibt am Markt eine Vielzahl verschiedener Kassensysteme.  Jeder Kunde und jede Kundin hat nahezu immer ein Smartphone bei sich. Für Sie als Händler kann das durchaus ein Vorteil sein, wenn sich nämlich der Ladenbesucher spontan für einen Kauf entscheidet und kein Bargeld im Portemonnaie hat.  Bargeldloses Zahlen in Form von Kartenzahlung oder per Handy liegt im Trend, weshalb moderne Kassensysteme im Optimalfall standardmäßig darauf ausgerichtet sind. Für den Anfang reicht meistens schon ein einfaches Kartenterminal, das Sie schon für kleines Geld bei einem Verleiher anmieten können.

Registrierkasse mit Kartenlesegerät

Bei diesem Kassensystem werden nur einfache Aufgaben wie zum Beispiel das Bezahlen mit Bargeld und anderen Zahlungsmethoden erledigt. In den seltensten Fällen können Sie damit Ware ordern oder Zusatzfunktionen nutzen.

Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern, sollte das Kassensystem aber noch mehr leisten. Dafür bieten sich Point-of-Sale-Kassensysteme an. Sie werden direkt im Ladengeschäft oder im Onlineshop eingesetzt.

Point-of-Sale-Kassensystem

Lange Warteschlangen mag niemand, daher eignen sich Point-of-Sale-Kassensysteme, abgekürzt POS-Kassensysteme, um Kundenandrang zu vermeiden. Diese Kassenart läuft über den Computer und gibt Ihnen als Händler einen Gesamtüberblick über Ihr Geschäft und die Kunden.

Mobile Kassensysteme oder Tabletkassen

Wie schon erwähnt, wird das Zahlen per Handy-App immer beliebter, weshalb zukünftig auch kleinere Kassensysteme eine Rolle spielen. Die mobilen Kassensysteme werden entweder auf dem Handy oder auf Tablets ausgeführt und funktionieren über WLAN- bzw. Bluetooth-Verbindung. Sie können dabei zwischen Kassensystemen für Android- oder anderen Betriebssystemen wählen.

Cloudbasierte Kassensysteme

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammen an einer Computerdatei arbeiten wollen, werden Sie es kennen: den cloudbasierten Datenaustausch. Dabei laden Sie das gemeinsame Dokument in eine Internet Cloud (zum Beispiel Dropbox oder iCloud) hoch, sodass Sie gleichzeitig mit mehreren Nutzern damit arbeiten können.

Nach dem gleichen Prinzip arbeiten auch cloudbasierte Kassensysteme. Möchten Sie im selben Moment wie Ihr Kollege die Verkaufszahlen des letzten Monats abrufen, können Sie das mit diesem Kassentyp einfach erledigen.

Fazit

Nachdem Sie nun die großen Unterschiede zwischen den Kassensystemen kennen, möchten wir Ihnen mit der nachfolgenden Checkliste bei der Kaufentscheidung behilflich sein. Für den designbewussten Geschäftsinhaber zählt nicht nur die Funktionalität, sondern auch das äußere Erscheinungsbild. Schließlich soll sich das Kassensystem auch schön in die Ladenatmosphäre integrieren. Mittlerweile hat sich der Kassensystem-Markt darauf eingestellt und bietet Modelle für verschiedenste Geschmäcker.

Checkliste für den erfolgreichen Kauf eines Kassensystems

1. Öffnung: Handelsübliche Registrierkassen lassen sich meisten über eine kleine Schublade öffnen, in dem das Geld aufbewahrt wird. Damit niemand Unbefugtes an Ihre Einnahmen gelangt, ist dafür ein Verifizierungscode oder Schlüssel notwendig.
2. Druckqualität: Wer hatte nicht schon mal einen verblichenen Kassenzettel in der Hand, der nach einem Tag unlesbar war? Damit Sie das für Ihre wertvollen Nachweise nicht erleben, lohnt sich die Investition in einen etwas teureren Thermodruck.
3. Geldlade: Wie groß soll das Geldfach für Sie sein? Benötigen Sie überhaupt eine? Im Handel gibt es unterschiedliche Modelle, deshalb lohnt sich auch dort ein Blick.
4. Benutzerfreundlichkeit: Kein Kassensystem hilft Ihnen, wenn Sie es nicht effizient nutzen können. Aus diesem Grund sollten Sie eine Kasse entsprechend Ihrer Bedürfnisse wählen. Möchten Sie eine Übersicht Ihrer Restauranttische erstellen, sollte die Bildschirmoberfläche dafür groß genug sein. Sind Sie eher der Digitalnative macht eine digitale Tastatur auf dem Tablet anstatt einer normalen Computer-Tastatur Sinn.
5. Zusatzerweiterungen: Die Anschaffung eines neues Kassensystems sollte gut überlegt sein. Daher sollten Erweiterungsmöglichkeiten unbedingt beachtet werden. Wie viele Zahlungsmethoden möchten Sie anbieten? Soll das Kassensystem einen Datenaustausch mit Produktübersicht anbieten? Was brauchen Sie für Ihren Beruf wirklich?
6. Design: Am Ende zählt nicht nur die Funktionsvielfalt des Kassensystems, sondern auch das Design. Genauso wie Sie sich über das Aussehen Ihres Verkaufsgeschäfts machen, zählt das Design Ihrer Kasse auch dazu. Viele Anbieter haben daher mehrere Farbvarianten für ihr Kassensystem entwickelt.

Kosten und Finanzierung

Die überwiegende Zahl der Kassensysteme in Deutschland ist, wie man der Tabelle oben entnehmen kann, zu kaufen. Für Kleinunternehmer bedeutet der Kauf einer neuen Kasse oft eine große Investition, weshalb sich der Blick auf andere Finanzierungsmöglichkeiten lohnt. Dafür stellen Anbieter wie zum Beispiel Lightspeed, Orderbird und Paymesh Mietoptionen bereit. Bei Letzterem müssen Sie sich als Ladenbetreiber nicht an ein Kassensystem-Anbieter binden und können langfristig leichter wechseln.

Allerdings sind Sie dann teilweise an Standard-Einstellungen gebunden und können das Kassensystem nicht Ihrem persönlichen Bedarf anpassen.  Daher kann ein Leasingmodell für Sie interessant sein.

Beim Leasen fallen zwar zunächst monatliche Kosten an, aber dafür können Sie in manchen Fällen noch mehr Funktionen für Ihr Geschäft nutzen. Sprechen Sie dazu direkt mit den Kassensystem-Anbietern.

Sicherheitsaspekt

Ebenfalls spielt der Sicherheitsaspekt im Verkaufsgespräch eine große Rolle. Abgesehen von den neuen Regelungen durch das Finanzamt sollten Sie noch auf einen weiteren Punkt Rücksicht nehmen: den Datenschutz.

Auch wenn die Kartenzahlung mittlerweile Standard geworden ist, hat jeder Kunde das Recht zu erfahren was mit seinen Daten passiert. So wird im Kassensystem lediglich das gekaufte Produkt, die Uhrzeit, der Kaufbetrag, die Kartenterminal-Nummer und die Bankverbindung vom Kunden gespeichert. Sie als Unternehmer erfahren nicht den Kundenamen oder deren Adresse. Das weiß nur die Bank selbst.

Auf diese Daten können Sie jederzeit zugreifen, um die Geschäftsdaten besser auszuwerten. Wichtig ist dabei, dass das Kassensystem manipulationssicher ist und im besten Fall sogar einen Diebstahlschutz integriert hat. Ein Hinweis darauf gibt die technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die in Deutschland Pflicht ist. Die Zertifizierung wird durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSE) ausgestellt und gilt als zuverlässig.

FAQ

Was ist ein Kassensystem?

Eine moderne Kasse besteht immer aus einer Hardware und Software. Dabei variiert die Ausstattung mit dem Bedarf. So können zum Beispiel optional Kartenlesegeräte, Bondrucker, Scanner, Kassenladen und mobile Endgeräte angeschlossen werden.

Wo gibt es Kassensysteme zu kaufen?

Wenn Sie sich für ein Kassensystem interessieren, finden Sie eine breite Angebotsauswahl in Onlineshops einzelner Anbieter oder bei Amazon.

Soll ich mir meine Kasse lieber neu kaufen oder gebraucht?

Grundsätzlich reicht für den Anfang oftmals ein gebrauchtes Kassensystem. Allerdings können diese Modelle veraltet sein und den gesetzlichen Bestimmungen des Finanzamtes nicht genügen. Ebenfalls besteht die Gefahr einer fehlerhaften Datenerfassung oder ein anderer Mängel, der Ihnen der Verkäufer verheimlicht hat.

Wie teuer ist ein Kassensystem?

Je nach Branche und Bedarf können die Kosten für ein Kassensystem zwischen 300 Euro und mehreren 1000 Euro liegen. Manche Anbieter schneidern ihren Kunden ein maßgeschneidertes Angebot, dass nochmal etwas kostenintensiver sein kann.

Wer braucht alles ein Kassensystem?

Jeder Gastronom, Dienstleister oder Filialist der in seinem Geschäft Geldeinnahmen verwalten muss. Seit Anfang 2020 müssen die Einnahmen lückenlos elektronisch gespeichert werden.

Woran sehe ich ob meine Kasse den aktuellen Bestimmungen entspricht?

Wenn Sie Ihre Registrierkasse zwischen dem 26.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft haben, sind die Geräte genauso wenig aufzurüsten wie ältere Modelle. Ihnen fehlt dann nämlich die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung „TSE“.